Automazione della gestione eventi per un organizzatore di conferenze

Le grandi conferenze venivano gestite con fogli di calcolo ed email. Le registrazioni erano elaborate a mano, la logistica dei relatori viveva nei thread della posta, e le consegne agli sponsor erano tracciate nella testa di chi capitava più vicino.

Le modalità di fallimento erano pubbliche: errori di registrazione all'ingresso, relatori doppiamente prenotati tra sale, sponsor che scoprivano consegne mancate dopo l'evento. Ogni conferenza finiva con un team esausto e una lista di cose che erano quasi andate storte.

Abbiamo costruito una piattaforma completa di automazione eventi che copre l'intero ciclo di vita: registrazione con elaborazione e conferma istantanee, portali per l'invio e la programmazione dei relatori, coordinamento degli sponsor con tracciamento delle consegne e comunicazioni ai partecipanti via email, SMS e app dell'evento.

Il motore di programmazione applica i vincoli in modo strutturale — un relatore non può essere assegnato a due sale, una sala non può ospitare due sessioni — e invia aggiornamenti del programma in tempo reale all'app di ogni partecipante nel momento in cui qualcosa cambia.

L'elaborazione delle registrazioni è passata da due giorni a due minuti, e con essa sono spariti gli errori di registrazione all'ingresso. Le doppie prenotazioni di relatori e sale si sono fermate del tutto — il sistema non le crea.

La soddisfazione degli sponsor è salita del 47% poiché le consegne hanno iniziato ad arrivare puntuali, ogni volta, con prova allegata. L'azienda ora gestisce il 40% di partecipanti in più con lo stesso personale, e la sua postura nella settimana dell'evento è passata dallo spegnere incendi all'ospitare.