Automazione della gestione strutture nel settore ospitalità

Dodici strutture funzionavano su un mosaico di sistemi che non comunicavano tra loro. Le prenotazioni da OTA, sito web e telefono venivano riconciliate a mano, e le doppie prenotazioni erano un imbarazzo ricorrente davanti agli ospiti.

La pianificazione del personale si basava su stime di occupazione a sensazione — settimane lente con personale in eccesso, settimane intense con personale insufficiente — e la comunicazione con gli ospiti variava enormemente da struttura a struttura, a seconda di chi era alla reception.

Abbiamo implementato un livello centralizzato di automazione della gestione strutture. Le prenotazioni si sincronizzano su tutti i canali e tutte e dodici le strutture in tempo reale, rendendo le doppie prenotazioni strutturalmente impossibili invece che semplicemente meno probabili.

I turni del personale vengono generati dalle previsioni di occupazione, adeguando la forza lavoro alla domanda reale. Le comunicazioni agli ospiti — dettagli pre-arrivo, contatti durante il soggiorno, follow-up post-soggiorno con incentivi alla prenotazione diretta — sono personalizzate e automatiche lungo tutto il percorso.

I casi di doppia prenotazione sono scesi a zero. I costi del personale sono diminuiti del 22% poiché i turni seguivano l'occupazione reale invece dell'abitudine, senza alcun calo nella copertura del servizio.

Le prenotazioni dirette sono salite del 37%, trainate dal marketing post-soggiorno personalizzato — ricavi che prima pagavano commissioni alle OTA ora restano in casa. La soddisfazione degli ospiti è salita da 4,2 a 4,8 su 5, con la coerenza tra strutture a fare gran parte del lavoro.